Modelo de acta de reunión: ¿cómo prepararla?

En la actualidad es muy común que se lleven a cabo reuniones de distinta índole, son muy utilizadas en el campo laboral, para juntas y reuniones de proyectos. También son muy empleadas por los estudiantes para discutir temas de estudio. Incluso los docentes suelen emplearlas.

¿Qué es un acta de reunión?

Las reuniones pueden ser de tipo laboral, académico y estudiantil. Se trata de un escrito, un documento físico en el cual se toman apuntes de las decisiones, acuerdos, y notas que surgen en reuniones. No hay un formato exacto o una forma única de realizar el acta.

La idea esencial es que se plasmen en el acta de reuniones los principales temas, características, ideas o proyectos que se discuten en la reunión. El fin básico es que no se pierdan las ideas, para después recordarlas y discutirlas.

¿Qué tomar en cuenta?

Cómo se explicó antes, no hay un formato preestablecido para realizar un acta. Sin embargo, se deben tener en cuenta elementos que siempre deben estar. No importa el tipo de reunión, toda acta debe cumplir con algunos elementos.

Tales elementos son la fecha, desarrollo del contenido, toma de notas, establecimiento de temas y acuerdos importantes.

¿Cómo preparar el modelo de acta de reunión?

Usualmente se otorgan las actas impresas y redactadas con los elementos ordenados por llenar. La buena redacción y el orden del acta determinarán el buen desarrollo de la escritura y de la información por parte de la persona.

Lo que se busca es facilitar la tarea de escribir en orden los puntos claves de la reunión. Por tal razón es relevante conocer cómo preparar el modelo de acta de reunión.

Elementos del acta para reuniones

Los elementos que se nombran a continuación no son obligatorios. Sin embargo, se recomienda estructurar el acta de forma ordenada y con los datos necesarios.

• Fecha: en el encabezado del acta, debe ir el día de la reunión, junto con el mes y año.
• Temas: es importante que debajo de los datos principales se anote el tema o temas a discutir. De esta forma al buscar el acta para leer las conclusiones a las que llegó el grupo, se leerá que temas fueron objeto de discusión.
• Desarrollo: como su nombre lo indica, en esta parte se desarrollan la mayor parte de las ideas, notas, y acuerdos a los que se llegue.
• Establecer acuerdos y compromisos: es relevante anotar, compromisos, actividades o cosas que se deben hacer o traer para próximas reuniones. Este elemento es fundamental para las personas olvidadizas.
• Fecha de la siguiente reunión: un aspecto importante, no es esencial que todas las actas tengan un apartado para esta. No obstante, está bien dejar por escrito la fecha específica de la próxima reunión.

Tips para facilitar la redacción del acta

No está de más al finalizar la reunión hacer una conclusión propia y personal de los asuntos discutidos. De igual forma establecer el espacio para los anexos importantes, es decir aquellos datos, tablas, documentos y presentaciones discutidas que apoyan el resumen escrito en el acta.

Por otro lado, el tiempo será breve, se deben escribir oraciones cortas claras y precisas. Así como un orden lógico y objetivo.

Sin duda, el estar al tanto de cómo preparar el modelo de acta de reunión es de mucha utilidad. Se convierte en una herramienta ideal y eficaz para asistir a cualquier reunión. Destacando que la realización del formato es muy fácil, pudiéndolo hacer cualquier persona.